Scannen

Documenten digitaliseren

Veel bedrijven zijn al lange tijd bezig met het digitaliseren van documenten. Sinds de kopieermachine veranderd is in een multifunctional voor het kopiëren, printen en scannen worden documenten via de scanfunctie gedigitaliseerd en in een mappenstructuur opgeslagen.

Het archief met digitale documenten groeit en is lastig te beheren. Ook het openen van een PDF om deze vervolgens ergens op te slaan met een juiste bestandsnaam is een bezigheid die veel tijd kost binnen een organisatie.

En wat te doen wanneer documenten verschillende bestandsnamen krijgen? Per ongeluk verplaatst worden? Er meerdere versies zijn? Er misschien een werkwijze vastgelegd moet worden?

Of als we nog verder gaan: een factuur scannen of uit een mailbox halen, deze lezen en relevante informatie doorzetten naar een administratiepakket zodat een boeking automatisch aangemaakt wordt.
De mogelijkheden zijn divers en wanneer een oplossing gezocht wordt zijn er vele mogelijkheden.
We hebben daarom drie manieren van scannen en digitaliseren gedefinieerd en hier een software oplossing aan gekoppeld:

  1. ‘Scannen naar’ oplossingen
  2. Document management systemen
  3. Factuurherkenning en automatisch boeken in één administratie

Documenten scannen en op de juiste plek opslaan is tijdrovend geworden en voelt aan als nutteloos fabriekswerk. Een toenemend aantal bedrijven beschouwd digitalisering als kernactiviteit en vooral bij (her)inrichting van kantoren of werkplekken denken bedrijven na over het doorvoeren van digitalisering en slaan zij een moderniseringsslag.

Dit White Paper is ontstaan vanuit de vragen die Roodbeen krijgt van haar klanten omtrent het digitaliseren van documenten, papierloos werken en het inrichten van workflows.

Download de White paper hier gratis en laat ons weten wat je er van vindt!

Op zoek naar scanoplossingen?

Vraag het Menno
Roodbeen digitalisatie expert
06 46 39 18 96

Neem direct contact op

Daarom de scan oplossingen van Roodbeen
  • Haal het uiterste uit uw multifunctional
  • Ondersteuning bij inzichtelijk maken van uw processen
  • Efficiënt inrichten van uw document stromen

Vraag onze whitepaper aan

Nu aanvragen

Of bel ons: 033 247 51 00

Voordelen digitaliseren

Groot voordeel van het digitaliseren van documenten is dat er een efficiency slag gemaakt kan worden. Daarnaast is minder kastruimte nodig, zijn er minder kosten voor archiefopslag en is een document ten allen tijde op te vragen.
Data wordt niet meer op verschillende plekken opgeslagen binnen een netwerk en kan door versiebeheer altijd het meest actuele document opgeroepen worden.

Documentbeheer

In het analyseren van documentstromen kunnen wij meedenken en adviseren hoe dit in een digitaal traject zou kunnen gaan lopen. Meer over documentbeheer…